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会议服务

创建时间:2009-01-14 12:57         浏览次数:2784


会议服务宗旨

 

我们一直遵从的服务宗旨:礼义智信、踏实严谨、求实创新、快速高效、争做行业翘楚

我们礼义智信、以人为本、踏实严谨、快速高效
让客户的满意就是我们的宗旨,开拓进取、诚信为本、礼义智信、以人为本、踏实严谨、快速高效的服务态度是我们的生命,客户是我们的主人,追求卓越是我们的信念。让您能感受到我们的专业和服务的全面,我们集会前场地预订、会中服务方案的执行、会后旅游及其它服务于一体,为您打造全方面的会议服务,让您能度过一个愉快的商旅假期。
我们勤奋敬业、诚实奉献、科技先锋、行业翘楚
我们始终坚持"勤奋敬业 诚实奉献 科技先锋 行业翘楚"的原则,以优良的服务,满足广大客户的需求,真诚欢迎新老顾客光临惠顾和指导。我们的服务让您安心托付,我们的服务准确率已达同行领先水平。我们还建立了先进的服务系统,工作人员24小时为您提供无微不至的客户服务。只要你有需要,我们都将竭力在第一时间为您妥善安排,我们会履行所有的承诺,绝不推诿。  

我们秉持“以客户为中心”的经营理念,以团队间紧密无缝的合作机制,以一丝不苟的敬业精神、真实诚信的合作理念,创造"多赢"伙伴式合作体系,从而共同创造最大价值。 
Customer --客户(以客户为中心)
Integrity -----诚信(真实诚信的合作理念)
Professional -专业(让客户感觉我们个个是专家)
Intimate -亲切(让客户感受到我们的热忱
Wining   -双赢(伙伴式的"多赢"合作体系)
 

会议接待流程

 

会议服务流程包括: 1)会前的策划工作;2)会前的准备工作;3)会中服务;4)会后服务
一、会前的策划工作:
    当得到会议初步信息的时候,要加紧跟踪,详细了解到此次会议负责人的姓名,职务,职称及联系方式等.在和客户的交流中要做好以下工作:
1、确定会议议题
2、选好会议场所
二、会前准备工作:
1、准备会议材料及按会议要求准备所需物品
2、会前审核:
            销售人员:会务信息是否移交完整。
            综 合 部:会务接待的分工是否明确,责任到人。
3、会议交流:
 勤沟通、勤交流,随时了解会议需求、变化及掌控会议动态。如会议有变动则应立即通知销售部的相关人员和主办方沟通, 做好相应的准备工作及相关事宜。
三、会中管理服务:
1、报到安排
1)人员工作安排:分工明确,责任到人,落实会议第一责任人;
2)酒店协调:做好和酒店相关部门的沟通工作;
3)接送站安排:了解会议代表到达和离开的准确时间及人数,做好车辆计调工作;
4)会议注册:登记准确的客人资料(比如姓名和身份证号码);
5)收费安排:了解收费标准和细项,准备好收款凭证和零用现金,并保证资金安全;
6)资料分发:清点好会议资料,根据不同代表及时分发不同材料;
7)房间安排:合理分配会议用房,提前做好会议主要客人用房的特殊安排,根据会议代表抵离情况与酒店方协调好房间的增减,并相互签字确认;
8)旅游预订:提前准备好详细的宣传资料和线路行程安排,积极主动的和参会代表进行交流,了解客人需求,根据客人预订,妥善安排人性化服务。
9)返程票预订:熟悉会议日程安排,并做好返程票统计工作。
2、会场布置:
在报到当天晚上20:00之前,要安排相关供应商把会场布置好,并通知主办方检查。会议召开的前2个小时再进行复查,半小时前确定酒店工作人员到位。检查主席台、讲台、背景版和会场、横幅、会场指示牌和水牌等事物的布置情况。
3、餐饮安排
根据会议主办方的要求和酒店协商用餐菜品,注意菜品口味和用量问题,以及特殊客人和会议主要领导的用餐安排,提前让会议主办方签字确认下一餐的用餐菜单。做好每次用餐的统计工作。
4、用房安排:
与酒店确认当天用房房型及用房数量,协调酒店集中排房;合理调整用房,及时补送水果、鲜花等;
5、会场服务:
及时与会议主办方沟通落实好具体的开会时间,并与酒店相关部门做好协调工作。并在会议期间不定期巡视会场。
6、旅游安排
出游前一定要将当地旅游注意事项告知客人;合理调配车型,做好车头牌和分车号的工作;合理控制游览时间(景点、购物点及用餐);
四、会后服务工作:
1)提前准备会议发票、确认发票填写项目
2)会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作
3)提前列出清单与酒店核对详细消费明细后,列知完整的会议所有消费明细与会议主办方核对,做好费用的结算工作。
4)欢送代表,安排返程

会议服务指南

 

一、注意事项: 1)注意细节;2)科学管理;3)礼貌服务
二、服务指南:有了会议主题后,就可以制定会议方案了 ,在会议方案中要写明以下内容:
    1)会议名称
    2)会议主题(前面已讲过)
    3)会议召开时间
    4)会议地点
    5)会议规模
    6)参加会议的人员和出席的重要领导,嘉宾和企业
    7)详细的会议议程
    8)应急方案(对可能出现的问题,可以采取什么措施补救)
    9)筹备组成员及联系方式
   方案的构成,除了以上的内容之外,做好费用预算也很关键,而且高了客户接受不了,低了赚不了钱,保证不了会议的服务质量。
   费用预算的构成:1)交通费用;2)住宿费用;3)膳食费用;4)场设备及相关杂费;5)考察;6)其它
   ★特别说明:
   会议场所初步选择的时候,应注意以下几点:
   1)场地必须有,且可供使用。
   2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。
   3)场地必须拥有包括桌椅在内的办公家具,会议桌椅的尺寸和样式能够会场使用,而且是正规的会议设施,  
4)场地必须拥有充足的照明及通风设备。
   5)场地必须能免于声音,电话,游客等干扰,以防与会者分心。
   6)根据参会人数,会场能否提供足够的疏通方式和设备(电梯,楼梯),在会场周围能否提供让参会代表方便的设施(例如洗手间,洗手间里有没有充足的设施),若没有,能否有其它办法解决。
   7)场地的成本必须低廉。
1、前台服务:前台服务人员举止要庄重,文明,无论站、坐,姿势要端正,随时保持微笑服务。
2、会场布置
★备注:在报到当天晚上20:00之前,要安排相关供应商把会场布置好,并通知主办方检查(在自己先确认无误后,再通知其主办方)其基本标准为:
★会场的卫生状况:要求清洁,通风系统良好,温度适宜;
★会议桌摆放形式:根据主办方要求整齐协调的摆放好桌椅;
★台布、台裙:整洁、整齐、完好无缺
★台卡:整洁、大小一致、完好无缺,字体符合标准,内容准确;
★茶具:清洁、完好无缺;
★音响、灯光、麦克风、投影仪、录音、录像、同声翻译设备等:提前1天调试好,在会议召开的前2个小时再进行复查,半小时前确定酒店工作人员到位;
★主席台布置:根据会议及主办方的具体要求摆放,注意发言人的位置和会场灯光的配合;每个座位的桌前要安放好姓名牌。
★讲台:主席台的讲台,应设于主席台前排右侧台口。讲台不能放在台中央,使主席团成员视线受妨碍。讲台上主要放话筒,但也可适当放上一盆花卉。讲台桌面要便于发言者打开讲话稿或摆放相关材料。整个主席台的台口,可围放一圈花卉,但要选低矮些的绿色品种。
★背景版和会场布置:根据会议主办方的要求设计制作并安装好;会场的颜色根据会议的性质做适当调整。
★横幅布置:符合会议主办方的要求,内容准确;
★会场指示牌和水牌:根据具体情况做好和布置;
★卫生间:清洁、卫生、无异味,卫生用品的配备,并做好指示牌;
★绿色植物和鲜花:根据会议及主办方的具体需求来安排摆放;
★会议室的窗帘: 色彩搭配适宜、挂上窗帘能使室内豪华、庄重与气派、开闭方便;
3、餐饮安排
1)餐饮预订:用餐形式、时间、餐标、根据人数与酒店相关部门进行沟通确认,提前与会议主办方确认下一餐用餐人数,预订数量要有增减空间;
2)菜单安排:根据会议主办方的要求和酒店协商用餐菜品,注意菜品口味和用量问题,以及特殊客人和会议主要领导的用餐安排,提前让会议主办方签字确认下一餐的用餐菜单。
3)用餐过程服务:正确引导代表入席,上菜时间合理安排,用餐过程专人全程跟踪,积极主动与餐厅负责人做好协调;
4)酒水安排:提前根据会议主办方的具体要求做好准备,灵活处理;
5)用餐统计:做好每次用餐的统计工作(用餐人数、酒水使用情况、加餐情况、儿童用餐情况、用餐质量情况)。
4、用房安排:
1)与酒店确认当天用房房型及用房数量,协调酒店集中排房;
2)根据每天用房的增退情况合理调整用房(如:拼凑单人用房);
3)会议的主要领导用房安排:及时补送水果、鲜花等;
4)当天的用房情况必须请会议主办方签字确认;
5)熟知当次会议提前及延后的用房处理办法;
6)注意房卡押金的收取方式。
5、会场服务:
★及时与会议主办方沟通落实好具体的开会时间,并与酒店相关部门做好协调工作。
★引导与会人员入座:
会务工作人员要引导与会人员入座。这样既方便了与会者,又维持了会场秩序,保证了会议顺利召开。如是大型会议,可采用印刷座次表、在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式,引导与会者按安排就座。
★会中内外联系、传递信息:
会议的进行不是与外界隔绝的,需要会务工作人员进行内外联系,传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会人员,可采用传递信件、接电话等。在内外联系、传递信息中,会务工作人员应该注意会议内容的保密,一切需要保密的会议内容不可泄露出去。会务工作人员说话要掌握分寸,谨慎行事,对于一些密级较高的会议内容,可采用事先规定好的暗语进行联系。
★维持会场秩序:
会务工作人员应制止与会议无关的人员进入会场,以保证会议的安全。会议进程中如发生混乱,会务工作人员要及时制止和调停。
★会议安全与保密工作:
会议内部的安全保卫:在会议召开之前对会议的会场、与会人员的住地及周围的环境情况进行必要的检查摸底,熟悉基本情况,及早发现和排除可能出现的隐患。
在会议进行过程中,会议保卫组应协同会议的有关工作机构,对参加会议的重要领导的人身安全、集会安全、娱乐安全、用电安全、防火安全、财务安全、会议饮食安全和与会人员的个人财物安全提供必要的保证,制定出相应的安全保卫措施。
对需要保密的会议、文件、资料、图表、仪器、设备等,运用必要的保卫手段,予以严格控制,杜绝任何失窃、泄密事件的发生。
会议外部的治安保卫:
对会议来访人员和会场周围的闲散可疑人员进行必要的监督、盘查、和清理,以防止任何行为不轨的人员进入会场。
与会议的后勤部本密切配合,做好对车辆的安全检查和行车安全的工作。
在会议组织外出活动时,避免任何形式的交通事故发生。
★其他服务工作
会场服务工作的内容很多,很杂,很细,并且不同规模、不同类型、不同级别的会议服务内容也不一样。如:及时准备好会议期间所需的物品,如笔、墨、纸张等;保证会场光线,保持会场清洁卫生,准备好茶水等。
★备注:会场负责人在会议开始和会议结束时必须到场做好协调工作,并在会议期间不定期巡视会场。
6、旅游安排
★在会议确认的旅游出发时间1小时前检查车辆和导游是否到位;
★根据会议出行人数的多少,注意叫醒及用早餐的时间,合理控制代表上车及出发时间,并安排专人负责督促落实;
★合理控制游览时间(景点、购物点及用餐);
★根据旅游人数的多少及接待标准,合理安排用餐区域;
★提前审阅菜单及查阅用餐环境;
★提前准确确认用餐时间和上菜时间;
★检查、调整菜品质量。
★提前确认用房数量及用房类型;
★提前按照姓名男女分房;
★旅游用房不收房卡押金,特殊情况及时汇报;
★提醒客人进房后检查房间配备物品是否齐备及使用说明;
★合理控制退房出发时间。

会议服务标准

 

 

一、礼貌服务标准:
1、会议接待服务具体要求:
诚恳热情:热情、友好的言谈举止,关心、周到的服务行为,会使与会者产生一种温暖、愉快的感觉。
讲究礼仪:会务接待服务是典型的社交礼仪活动,务必以礼待人,体现素养。讲究礼仪包括:在仪表上面容整洁、衣着得体、和蔼可亲;在举止上稳重端庄、风度自然、从容大方;在言语上音调适度、语气温和、温文尔雅。
细致周到:会务接待服务的内容具体而又烦琐,涉及许多方面,要按照领导的意图和会议的要求,精心组织,统筹协调,内外照应,有条不紊。通过服务,善始善终地保障会议按预定的计划顺利进行。
按章办事:企业的会务接待服务都有规章制度,应自觉地照章办事。对服务的标准,不得擅自提高或降低。
确保安全:会务接待服务人员要严格遵守安全保卫工作的规章和工作规程,防止各类危害与会人员的事故发生。
会议保密:遵守保密纪律,服务人员接触部分机要事务时,对会议内容、秘密文件、电文资料等不要过问,因工作需要必须过问的,要注意保密。
2、会场服务人员行为基本要求:
1)服从上级领导:
会务接待服务人员必须服从上级领导。会务接待服务人员要按本企业的要求办事,要如实地向领导报告工作,尊重和维护上级的威信,有问题要及时请示,增强工作的主动性,尽职尽则的做好分内的服务工作。要细心观察、善于分析,不断提高服务水平,遇到问题要敢于承担责任.
2)尊重同事:
要有与同事友好相处的愿望,并以自己的情绪、语言以及得体的举止和友好的态度向对方表达友好相处的愿望,以建立彼此间的信任和友谊。
3)协调友邻:
会务接待服务是一项综合性工作,要靠各部门的共同努力来完成。尤其是大型会议或活动,更是一项全局性的工作,因此搞好友邻协调工作尤为重要。这就要求会务接待人员要有大局观念,局部服从大局,从整体出发,不能只考虑本部门的利益,只有把整体利益放在第一位,才能协调各部门之间的利益关系,共同把工作做好。
4)客人到前台签到等,服务员要起立,热情接待。与客人说话,要自然大方,切记态度生硬,语言粗鲁;要露出您美丽的八颗牙齿。
5)酒店门口接待服务的顺序原则上按照先主宾,后随员,先女宾、后男宾的顺序,帮忙把行李送到签到台或前台,协助办理签到手续。(备注:所有的服务顺序都可按照以上程序做,只是在不同时间做相应调整)
6)日常工作中要保持环境安静。搬动家具或办公用品时要避免发生过大的响声。禁止大声喧哗、开玩笑、聊天、哼唱歌曲。应客人呼唤也不可声音过高,如距离太远则可点头示意,对扰乱室内安静的行为要婉言劝止。
7)当客人有问题需要解决而到服务台寻求帮助时,如客人是站着的话,我们就必须起立,语气温和和耐心,双目注视对方,集中精神倾听。处理问题时,语气要委婉;当客人提出的问题我们不能解决时,则不能允诺,可表示向有关人员请示后作答复,并记下他的联系方式,以便及时回答。
8)举止要庄重,文明,无论站、坐,姿势要端正。站时不要东倚西靠;坐时不要跷二郎腿、晃腿;交谈时不要用手中物品指着对方,也不要抓头、搔痒、剔牙;更不能边嚼口香边和客人交谈。
9)陪客人乘电梯时,要伸手示意请进电梯。对老弱病残者,要主动搀扶。
10)有事要进入客人房间时,需先轻轻敲二下门或按两下门铃,如对方没有回应,则可以重复做一次;切记敲门和按铃不能过急。待对方开门允许后才可以进入房间,不能冒然创进客人房间。
11)会场工作人员服饰礼仪
男士穿着要求
★男士穿着西装要合体、优雅、规范。打领带时,衣领的扣子要系好,领带要推到领扣上面,下端不要超过腰带。
★如果穿毛衣,领带要放在毛衣里面,如果别领带夹,应在衬衫第二,第三粒纽扣之间,不要别在领口。
★西装的纽扣,在非正式场合,一般可以不扣,但在正规场合应将实际纽扣、即单粒扣或双粒扣的第一粒,或第三粒扣的中间一粒扣上;而双粒扣的第二粒,三粒扣的第一,第三粒都是样纽(也称游扣),不必扣上。
★西装左侧有个扣眼,人称”美人眼“,通常在这个扣眼上插一朵花或别上徽章、别针等。西装左胸是装饰袋,常用手帕卷成各种花型露在袋上,手帕多用麻纱、丝等质地。
★衬衣应放在裤子里,领子、袖口露在西服外1厘米,衬衣袖子不应卷起来。
★穿西装时,手插在裤兜里,不能插在上衣口袋里。
女士着装要求
★女士着装要求美观大方。中国对女士礼服没有严格规定,在大型会议场合可以穿旗袍、中式小袄配裙子或西装。
★作为礼服,一般采用紧扣的高领、贴身、身长过膝、两旁开衩、斜式开襟,但在大型会议场合的旗袍开衩不要太高,一般在膝盖以上3-6厘米即可。
★内衣(背心、衬裙、裤头)千万不能露在外衣外面,如果是薄料子衣服,里面的衬裙要合适,颜色要相配。
★一般来说,穿裙子应穿高统袜或袜裤,要避免丝袜漏丝与漏洞。
★在正式场合或宴会上不能穿靴子,也不能穿紧身裤,最好穿旗袍或连衣裙衬、套裙。
12)工作人员见面礼仪
介绍的礼节
★正式介绍之前,最好先说诸如”请允许我向您介绍......“、”让我来介绍一下....请允许我自我介绍一下......“、之类的礼语。
★然后是他人的介绍,要按照先将男性介绍给女性,将年轻者介绍给年长者,将职位(级别)低的介绍给职位(级别)高的,将晚到的介绍给早到的顺序依次进行。
★当介绍到你的时候或他人自我介绍后,你应该有所表示,或微笑,或点头,或握手。如果你正坐着,应该起立(妇女与年长者除外),但有所不便时,只要点头微笑或稍起欠欠身表示礼貌就可以了。
握手的礼节
★一般情况下,握手要用右手,应由主人、年长者、身份地位高者、女性先伸手。握手时间长短因人而异,初次见面握手时间不宜过长,一般不超过三秒。
★与多人同时握手时千万不要交叉握,应待别人握完再伸手,不要戴着手套与人握手。
★握手时应双目注视对方,切不可斜眼看人或低着头。
★当手不洁或有污垢时,应事先向对方申明并表示歉意。
★行握手礼时,应上身稍稍前倾,两足立正,伸出右手,距离受礼者约一步,四指并拢,拇指张开,同受礼者握手,礼毕后松开。距离受礼者太远太近都是不合适的。握手时必须上下摆动,而不是左右摆动。
交换名片的礼节
★递交名片
递交名片要讲究场合,如商业性质的横向联系和交际、社交场合中的礼节性拜访以及表达情感或祝贺时可递交。
递交名片还要讲究时机,若初次见面,可在相互介绍后递上。
另外,递交名片是双手递上,并且把名片卡上的姓名对着递给对方,应面带微笑,说些友好的话。
★接受名片
接受名片的方法是双手接过名片后,应从上到下,从正到反,认真观看,加深印象以示尊重。不会认的字应主动向对方请教。看完后郑重地将其放在名片夹里,并表示谢意。
★交换名片
交换名片体现了双方感情的沟通,表达了愿意交往下去的意愿。一般是地位低者、晚辈或客人先向地位高者、长辈或主人递上名片,然后再由后者予以回赠。若上级或长辈先递上名片,下级或晚辈也不必谦让,礼貌地用手接过,道声”谢谢“,再予以回赠。
致意的礼节
★致意,俗称打招呼,它是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面,或一次活动中初遇,应相互致意。在办公楼或是在公共场所遇见熟人,点点头或是笑一笑为礼。在会议场所中人多,拥挤,打招呼,最好是笑一笑或招手为礼。
立姿
良好的立姿,应该是直立、挺胸、收腹、梗颈。
从正面看,身体重心线应在两腿中间向上穿过脊柱及头部,重点落在两个前脚掌,两眼平视,双臂自然下垂在体前交叉,右手置于左手上。
女子站立时,略呈V字型,膝和脚后跟应尽量靠紧。
男子站立时,双脚可以微微叉开,但最好与肩同宽。
坐姿
入坐时,坐姿要文雅。要走到座位前,转身后右脚向后撤半步,轻轻地坐下,然后把右脚与左脚并齐。
入坐后人体重心要垂直向下,腰部挺起,上身要直。
女子入坐时,还要用手把裙子后片向前拢一下,显得娴雅。一般情况下,入坐后两膝应并拢或微微分开,但女子双膝必须靠紧,脚跟也靠紧。
走姿
行走从礼仪学的角度来说,应步伐稳健,步履自然。身体重心稍稍向前,要抬起头,眼睛平视前方。不左顾右盼,不摇头晃肩,两手摆动要与步伐大小、节奏相协调。行走时,不要手插在衣袋里,也不要将双手反背于后,否则既不协调,也有悖于礼。女性姿势美体现在姿态端庄而不轻浮,举止文雅而不粗俗;男性是稳重而不失洒脱,刚劲而不乏柔和。